Eine Tabelle kann eine einfache Liste gut abbilden. Schwierigkeiten entstehen, wenn Angaben zu Bewohnern, Aufenthalten, Aufgaben, Dokumenten und der Arbeit aufeinanderfolgender Schichten auf viele Dateien, Notizen und Nachrichten verteilt sind. Das Team verliert dann Zeit mit der Suche nach der aktuellen Fassung, der mehrfachen Eingabe derselben Daten und der Klärung, wer den nächsten Schritt erledigt hat.
Das bedeutet nicht, dass jede Einrichtung sofort alle Tabellen durch ein umfangreiches System ersetzen sollte. Entscheidend ist, den Zeitpunkt zu erkennen, an dem die bisherige Arbeitsweise das Team nicht mehr unterstützt. MójDPS wurde entwickelt, um Abläufe rund um Bewohner und Aufenthalt zu ordnen, statt eine weitere isolierte Datei hinzuzufügen.
Eine Tabelle ist weiterhin sinnvoll, wenn die Aufgabe einfach ist
Nicht jede Tabelle benötigt ein eigenes Modul. Sie kann ausreichen, wenn:
- sie ein klar begrenztes Thema und nur wenige Personen umfasst;
- eine Person eindeutig dafür verantwortlich ist;
- sie keine Informationen enthält, die unterschiedliche Zugriffsrechte erfordern;
- keine Verbindung zur Bewohnerhistorie, zu Dokumenten oder Teamaufgaben notwendig ist;
- ein Fehler oder eine verspätete Aktualisierung keine nachfolgenden Abläufe der Einrichtung beeinflusst.
Ein System wird nicht deshalb nötig, weil Tabellen grundsätzlich ungeeignet wären. Es wird nötig, wenn ein Prozess viele Beteiligte, Abhängigkeiten und Änderungen umfasst, die sich in getrennten Dateien nicht mehr verlässlich verfolgen lassen.
Signal 1: Dieselben Daten werden an mehreren Stellen eingetragen
Wenn grundlegende Angaben zu einem Bewohner oder Aufenthalt zusätzlich in einer Tabelle, einem Dokument, einer Notiz und einem Bericht stehen, kann jede Kopie mit der Zeit einen anderen Stand enthalten. Mitarbeitende wissen nicht sicher, welcher Stand aktuell ist, und eine Korrektur in einer Datei ändert die übrigen nicht.
In MójDPS ist die Arbeit rund um die Bewohnerakte und den Verlauf des Aufenthalts organisiert. Qualifizierung, Reservierung, Aufnahme, Abwesenheiten und ausgewählte Änderungen können in einem gemeinsamen Kontext verknüpft werden, statt als voneinander getrennte Listen zu bestehen. Der genaue Umfang des Aufnahmeprozesses muss für die jeweilige Einführung bestätigt werden.
Signal 2: Die Schichtübergabe hängt von Gedächtnis und losen Notizen ab
Ein Personalwechsel sollte nicht bedeuten, dass die Situation aus Zetteln, Messenger-Nachrichten und Gesprächen rekonstruiert werden muss. Wenn eine wichtige Aufgabe leicht übersehen wird, weil die Information keinen festen Ort und keine verantwortliche Person hat, betrifft das bereits die Organisation des Prozesses und nicht nur das Aussehen einer Tabelle.
MójDPS umfasst Bereiche des Arbeitsalltags wie Notizen, Beobachtungen, Ereignisse, Aufgaben und Schichtberichte. Ziel ist, jeden Eintrag dem richtigen Bewohner und Arbeitsablauf zuzuordnen, damit die nächste Person den benötigten Kontext sieht. Eine Präsentation sollte ein konkretes Szenario der Einrichtung zeigen und nicht nur Funktionsnamen aufzählen.
Signal 3: Es ist unklar, wer Informationen sehen oder ändern darf
Eine per E-Mail versendete oder in einem gemeinsamen Ordner gespeicherte Datei gewährt oft zu vielen Personen Zugriff oder verlangt, dass zahlreiche Kopien manuell kontrolliert werden. Mit wachsender Mitarbeiterzahl wird es schwieriger, klare Zuständigkeiten zu erhalten.
Ein System sollte Rollen und Zugriffsbereiche unterscheiden. Im Gespräch über MójDPS sollte geprüft werden, wie die vorhandenen Rollen zur tatsächlichen Organisation der Einrichtung passen: Wer trägt Daten ein, wer erledigt Aufgaben, wer prüft Berichte und wer verwaltet Zugänge? Rollen allein ersetzen weder eine korrekte Konfiguration noch die Verfahren der Einrichtung.
Signal 4: Dokumente werden gespeichert, ihr Lebenszyklus ist aber schwer zu steuern
Das Speichern einer Datei beantwortet nicht, ob das Dokument aktuell ist, wer es freigegeben hat, ob es ersetzt wurde und wo sich die richtige Fassung befindet. Das Problem wächst, wenn Unterlagen mit einem Aufenthalt, einer Einwilligung oder einem bestimmten Prozess verbunden sind.
MójDPS unterstützt Dokumente, Einwilligungen, Anhänge und Unterschriften. Der Umfang von Regeln zu Aufbewahrung, Kontrolle, Archivierung, Wiederherstellung und Ungültigerklärung hängt von der Einführungskonfiguration ab und sollte an einem konkreten Beispiel gezeigt werden. Das System entbindet die Einrichtung nicht davon, eigene Regeln für den Umgang mit Dokumenten festzulegen.
Signal 5: Die Leitung erhält das Lagebild verspätet
Wenn für einen Bericht Informationen aus mehreren Tabellen und Gesprächen zusammengetragen werden müssen, entsteht er erst nach zusätzlicher Arbeit. Die Leitung erhält zwar eine Zusammenfassung, kann aber unter Umständen nicht einfach zu den zugrunde liegenden Ereignissen und Abläufen zurückgehen.
MójDPS umfasst allgemeine Berichte, Berichte zu Aufenthalten und Pflege sowie Unterstützung für die Schichtübergabe. Vor der Einführung muss jedoch geklärt werden, welche Informationen die Leitung benötigt, welche das operative Team braucht und ob das verfügbare Format zum konkreten Zweck passt. Ein Bericht sollte nicht allein deshalb entstehen, weil mehr Daten gesammelt werden können.
Signal 6: Jede Verbesserung erzeugt eine weitere Datei
Wenn die Lösung für jedes neue Problem eine weitere Tabelle ist, verfügt das Team vielleicht über immer mehr Werkzeuge, aber noch immer nicht über einen durchgängigen Prozess. Die neue Tabelle hilft einer Person und erhöht zugleich die Zahl der Stellen, die alle anderen aktualisieren müssen.
Dann lohnt es sich, mit einer Prozessübersicht zu beginnen:
- Woher kommt die Information?
- Wer benötigt sie?
- Welche Handlung soll daraus folgen?
- Wo soll der Verlauf erhalten bleiben?
- Welche Ausnahmen treten im Arbeitsalltag auf?
Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welcher Bereich von MójDPS zuerst eingeführt werden sollte.
Es muss nicht alles gleichzeitig eingeführt werden
Die Arbeitsweise der gesamten Einrichtung auf einmal zu verändern, erhöht das Risiko, das Team zu überlasten. Ein sinnvollerer Anfang kann ein einzelner Prozess, eine ausgewählte Nutzergruppe und ein klar beschriebenes organisatorisches Ergebnis sein.
Die erste Etappe kann sich beispielsweise auf Bewohner- und Aufenthaltsakten, tägliche Einträge und Aufgaben oder einen ausgewählten Dokumentenablauf konzentrieren. Der Umfang sollte sich danach richten, wo Informationen heute am stärksten verstreut sind und wo das Team eine praktische Verbesserung bemerken wird. Weitere Bereiche können nach der Erprobung der ersten Etappe im Arbeitsalltag hinzukommen.
Auf der Seite zum Einführungsumfang von MójDPS wird dieses schrittweise Vorgehen beschrieben. Einzelheiten zu den verfügbaren Bereichen finden Sie unter Systemfunktionen.
Was sollten Sie vor einem Gespräch über MójDPS vorbereiten?
Für das erste Gespräch ist keine vollständige Spezifikation erforderlich. Es genügt festzuhalten:
- an welchen Stellen Mitarbeitende am häufigsten nach Informationen suchen;
- welche Daten zwischen Dokumenten und Tabellen übertragen werden;
- welcher Prozess zwischen den Schichten am schwierigsten zu übergeben ist;
- welche Rollen an diesem Prozess beteiligt sind;
- welches einzelne Ergebnis in der ersten Etappe wertvoll wäre.
So kann eine Präsentation vorbereitet werden, die sich auf das Problem der Einrichtung bezieht und nicht auf eine beliebige Liste von Modulen.
Prüfen Sie, ob MójDPS zur Arbeitsweise Ihrer Einrichtung passt
Wenn Angaben zu Bewohnern, Aufenthalten, Aufgaben und Dokumenten verstreut sind, lohnt es sich, das System anhand eines konkreten Prozesses anzusehen. In der Präsentation können der verfügbare Umfang von MójDPS, seine Grenzen und eine mögliche erste Etappe besprochen werden, ohne sich von Anfang an auf die Einführung des gesamten Systems festzulegen.
Vereinbaren Sie eine MójDPS-Präsentation und beschreiben Sie den Prozess, bei dem heute am meisten gesucht, übertragen oder manuell abgestimmt werden muss.
Quellen
- MójDPS — Systemfunktionen — öffentliche Beschreibung der Bereiche Bewohner und Aufenthalt, tägliche Arbeit, Dokumente und Berichte.
- MójDPS — Einführungsumfang — öffentliche Beschreibung der schrittweisen Einführung.
- MójDPS — Kontakt und Präsentation — aktueller Rahmen für eine Präsentation und ein mögliches Pilotvorhaben.